Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tämä tietosuojaselosteen (jäljempänä ”Tietosuojaseloste”) tarkoituksena on kertoa, miten Mitoka kerää ja käsittelee henkilötietoja.
Mitoka on sitoutunut suojaamaan henkilöiden yksityisyyttä ja noudattamaan toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä.

2. Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä toimii Mitoka.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Mitoka
Y-tunnus: 2728126-9
Osoite: Justeerikuja 4 F 54, 70150 Kuopio
Puhelin: 040 962 8388
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Nimi: Mika Huusko, yrittäjä
Osoite: Justeerikuja 4 F 54, 70150 Kuopio
Puhelin: 040 962 8388
Sähköposti: mika@mitoka.fi

3. Rekisterien nimet

  • Mitokan asiakasrekisteri
  • Mitokan markkinointirekisteri
  • Mitokan taloushallinto ja kirjanpito
  • Mitokan tarjoukset ja sopimukset

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppaneiden suhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen
  • Palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen
  • Maksujen valvontaan ja perintään
  • Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin entisille asiakkaille
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen
  • Lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten ja -ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • Verkkosivuston toimivuus, käytettävyys ja seuranta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen:

  • Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano
  • Rekisteröidyn suostumus
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

5. Henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterinpitäjä voi kerätä seuraavia rekisteröityjen ryhmiä koskevia henkilötietoja eri rekistereissä.

  • Mitokan asiakasrekisteri
    • Asiakkaat
  • Mitokan markkinointirekisteri
    • Asiakkaat ja henkilöt, jotka ovat tietoisesti ja vapaaehtoisesti antaneet suoramarkkinointiluvan.
  • Mitokan taloushallinto ja kirjanpito
    • Asiakkaat ja toimittajat
  • Mitokan lähettämät tarjoukset
    • Henkilöt ja yritykset, jotka ovat pyytäneet tarjousta palveluistamme
  • Mitokan sopimukset
    • Asiakkaiden kanssa tehdyt palvelusopimukset

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Osoite
  • Laskutusosoite ja mahd. muut laskutusta varten tarvittavat tiedot
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostilla tai lomakkeella lähetettyt yhteydenotot

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat

7. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

8. Henkilötietojen luovutus

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita ja muita yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

9. Henkilötietojen siirto EU:n ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä käyttää tietojen varmuuskopioinneissa alihankkijoita ja muita yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelyssä, ja tässä yhteydessä henkilötietoja käsitellään hallitusti ja rajoitetusti myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Rekisterinpitäjä huolehtii, että EU:n ja ETA:n ulkopuolella tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn on laillinen siirtoperuste ja suojatoimenpide henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Rekisterinpitäjän käyttämät suojatoimenpiteet ovat Yhdysvalloissa tapahtuvan tietojenkäsittelyn osalta:

  • EU-USA Privacy Shield -järjestely

10. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää vain rekisterinpitäjän toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja esimerkiksi seuraavalla tavalla:

  • Kirjanpitolainsäädännön edellyttämää kirjanpitoaineistoa säilytetään 6/10 vuotta + 1 vuosi.
  • Asiakasrekisterin asiakastietoja säilytetään 5-6 vuotta edellisestä toimeksiannosta.
  • Markkinointirekisterin henkilötietoja säilytetään enintään 15 vuotta tai siihen asti, kun asiakas kieltää markkinoinnin.
  • Tarjouksia ja sopimuksia säilytetään enintään 3 vuotta tarjouksen tai sopimuksen voimassaolon päättymisestä.

Rekisteröity voi pyytää poistamaan itseään koskevia henkilötietoja. Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjä arvioi tietojen tarpeellisuutta huomioiden muun muassa sen, tuleeko tiedot säilyttää lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi tai rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistamiseksi.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, arkistoidaan tai tuhotaan.

11. Evästeet

Yrityksen verkkosivuilla käytetään evästeitä.

Verkkosivustomme osoite on: https://mitoka.fi./

Kuten useimmilla verkkosivustoilla, myös Mitokan sivustoilla käytetään evästeitä. Eväste (englanniksi ”cookies”) on yleensä pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa päätelaitteen tunnistamiseksi ja uudelleentunnistamiseksi. Evästeiden avulla sivustolla vieraileva päätelaite ja tiettyjä päätelaitteeseen liittyviä tietoja sivuston käytöstä voidaan tunnistaa. Evästeet parantavat käyttökokemustasi sivustolla. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai haittaa sen käyttöä.

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua. Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Käytämme WP-statistics -ohjelmaa analysointiin (https://wp-statistics.com/), jotta voimme seurata verkkosivujemme liikennettä ja kävijämääriä kehittääksemme sivustoa ja markkinointia.

Voit estää evästeiden käytön säätämällä selaimesi asetuksia. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeiden käytön estäminen haittaa verkkosivustojen toimivuutta. Tästä syystä suosittelemmekin, ettei evästeiden käyttöä estetä.

12. Rekisterin suojaus

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille. Rekisterinpitäjä edellyttää henkilöiltä ja muilta määritellyillä henkilöillä sitoutumista salassapitoon.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada avointa ja läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan vai ei. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa tai jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
  • pyytää itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista sekä tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa
  • saada rekisteröidylle toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista. Rekisterinpitäjä voi periä pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamista pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö ilmeisen perusteeton tai kohtuuton
  • peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä muun muassa suoramarkkinointia varten
Rekisteröity voi pyytää jäljennöksen itseään koskevista henkilötiedoista joko kirjallisesti tai sähköisesti. Jos rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan sähköisessä muodossa, ellei rekisteröity toisin pyydä.

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Rekisteröidyn tulee tehdä kirjallinen pyyntö toimittamalla henkilökohtaisesti allekirjoitettu pyyntö osoitteella:

Mitoka, Justeerikuja 4 F 54, 70150 Kuopio

Pyynnöstä tulee ilmetä rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero sekä tiedot, jotka rekisteröity haluaa saada. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä sekä henkilötietojen käsittelystä saat kohdassa 2 kerrotulta tietosuojasta vastaavalta henkilöltä.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä Tietosuojaseloste on laadittu 26.11.2018.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.